Enseignement et Formation

Scolarité

• Fonction publique d'Etat

ERENS014

• Encadrer et animer l’équipe du service de la scolarité
• Organiser et planifier l’ensemble des activités du service de scolarité
• Coordonner et superviser la réalisation de l’ensemble des tâches du service de scolarité
• Assurer la liaison avec les services centraux de l’université et les scolarités des autres structures
• Exercer une veille juridique et réglementaire dans le domaine de la scolarité
• Apporter ressources et expertise, dans le domaine de la scolarité, aux équipes administratives et enseignantes de la structure
• Expliquer les textes règlementaires, décrets, circulaires, directives et instructions et veiller à leur bonne application
• Assurer la sécurité juridique de l’ensemble des processus liées à la scolarité et prévenir les recours
• Modéliser l’offre de formation
• Organiser la communication sur l’offre de formation
• Accompagner les personnels de l’équipe dans la mise à jour et la complétude des données des différents logiciels de gestion
• Créer des tableaux de bords, réaliser des bilans et des statistiques
• Vérifier et assurer la fiabilité des données
• Participer à l'élaboration des dossiers d’autoévaluation et d'accréditation des formations
• Préparer les documents nécessaires aux différentes instances de la structure et le cas échéant participer aux réunions de ces instances
• Assurer, le cas échéant, des tâches administratives de gestion de scolarité
• Assurer le lien avec le service en charge du suivi des services des enseignants et des vacataires
• Activités spécifiques de la FPE
• La différenciation des organisations et de l’environnement ont un fort impact sur les missions et les profils (dissociation possible entre gestion administrative et pédagogique, interactions au niveau SI, formation très diverses)

• Amplitude horaire étendue et charge de travail accrue à certaines périodes liées aux contraintes du calendrier universitaire (notamment préparation et gestion de la rentrée, des sessions d’examen, des campagnes d’admission)
• Participation potentielle à des événements comme des journées portes ouvertes et des salons dédiés aux étudiants, ou encore à des cérémonies de remise de diplôme

• Programme Service Public + : à destination de tous les usagers ce programme d’amélioration continue des services publics vise à offrir des services toujours plus proches, plus simples et plus efficaces
• Programmes « Bienvenue en France » et « HRS4R » : visant des étudiants et chercheurs étrangers et impliquant, leur accueil, leur gestion et le cas échéant leur formation en langue anglaise dans une démarche d’accompagnement optimal
• Dématérialisation grandissante des actes de gestion du domaine
• Participation à des programmes européens, de type projet d’université européenne
• Vigilance juridique accrue nécessaire dans un domaine qui représente aujourd’hui plus de la moitié des contentieux de l’enseignement supérieur

• Savoir travailler en équipe
• Être réactif et dynamique
• Savoir informer et rendre-compte
• Savoir intégrer les innovations, les réformes
• Avoir le sens du relationnel et de l’écoute
• Savoir transmettre ses connaissances et former ses collègues
• Être force de proposition, savoir convaincre
• Avoir une forte capacité d’adaptation
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
• Sens du service public et de la confidentialité
• Savoir déléguer

• Maitriser les techniques d’encadrement (animation, coordination d’une équipe...)
• Organiser et planifier les tâches d’un service
• Maitriser la conduite de projet et la démarche qualité
• Savoir formaliser et sécuriser juridiquement des procédures
• Savoir élaborer des outils d’analyse et de synthèse (indicateurs/tableaux de bord)
• Maîtriser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité : Système d’information de gestion des études et de la scolarité (Apogée, Pégase…) Plateformes nationales et locales de gestion des candidatures (Parcoursup, plateforme Master, eCandidat, Etudes en France…), autres outils relatifs à la scolarité ou à la gestion des emplois du temps PStages, ADE…)

• Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
• Maîtriser les règles de fonctionnement des dispositifs de formation
• Maîtriser la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, sur l’ensemble des processus d’admissions dont les demandes d’admission préalables, les examens et les cursus d’études, les bourses et les stages
• Maîtriser les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication
• Maîtriser les règles d’archivage des documents
• Notion de base de droit public
• Connaitre le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Notions de base en gestion financière

• Emplois de référence
  • Responsable des activites educatives
  • Assistante/Assistant educatif
• Emplois types
  • Responsable d’un établissement de formation

• Métiers
  • Direction d'établissement et d'enseignement
  • Éducation et surveillance au sein d'établissements d'enseignement

• Métiers
  • Responsable de médiation scientifique et culturelle

• Métiers
  • Responsable des activités éducatives